В процессе эксплуатации подъемных сооружений (ПС), специалисты ответственные за содержание ПС в работоспособном состоянии и за соблюдение требований безопасности при их эксплуатации вносят записи в паспорта ПС и в вахтенные журналы.
В вахтенный журнал записи, подтверждающие проведение ежесменного осмотра ПС, вносит также персонал, связанный с эксплуатацией ПС.
При необходимости, эксплуатирующая организация может издать приказ (распоряжение), обязывающий специалистов и/или персонал вести иную контрольную техническую документацию (например, журналы проведения ППР, проверок работоспособности приборов и устройств безопасности, проверок усилия затяжки ответственных резьбовых соединений и т.п.), а также составлять графики проведения проверки работоспособности приборов безопасности и проведения ППР.
Записи должны содержать сведения о замене или ремонте ответственных элементов, сведения о специалистах, отвечающих за работоспособное состояние ПС, а также о результатах проведения технических освидетельствований. Записи о ремонте или реконструкции ПС в их паспорт вносят также специализированные организации.